頭が固くて、頑固で、コミュニケーション能力、ドキュメンテーション能力が低いので、入口にも立っていませんが、自分では周りが理解してくれない、日本語のせいだ、「Why?」ばかりなのでしょう。
それはお互いに「不幸」です。
とにかく、「書式」は標準が決まっています、私の教科書を読んで下さい。
「20111011システム開発構築の手引き」
これをもう一度、「熟読」する事を勧めます。
それと「森分さん」ではなく「森分担当部長」です。
職位名を記載すれば、どのクラスまで「根回し」が終わっているのか分かりますから、友人みたいな書き方ではなく、組織上の役職名をつけて記載して下さい。
国際標準の葉書式になってから見て、恐らく「私が全て書き換え」ます。
とんでもない私のリソースの無駄使いです。
貴方がISO標準をマスターし、ひな形もサンプルもある。
真似して書く事がそんなに大変ですか?